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FÖRDERPROGRAMME

BAFA-Förderung und INQA-Coaching: Bundeszuschuss für Beratung in Pflege und KMU

Zwei Bundesprogramme bezuschussen Beratung in kleinen und mittleren Unternehmen. Viele Häuser erfahren davon erst vom Berater. Hier steht, was die Programme fördern, für wen sie gelten und wie sie ablaufen. Über eine Förderung entscheiden die zuständigen Stellen.

Stand: 30. Oktober 2026 · BAFA: Regeln für Anträge ab 1. Januar 2027 · INQA: Förderrichtlinie vom 12. Juni 2026. Verbindlich sind die verlinkten Richtlinien und Merkblätter.

KURZ BEANTWORTET

Die fünf wichtigsten Antworten

Was fördert die BAFA?
Eine Beratung, die die Lage eines Unternehmens analysiert, Ursachen benennt und konkrete Schritte festlegt. In NRW und den übrigen alten Ländern beträgt der Zuschuss 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung. Anträge sind bis 31.12.2028 möglich.
Was fördert das INQA-Coaching?
Einen beteiligungsorientierten Veränderungsprozess in Personalpolitik oder Arbeitsorganisation, der mit digitalen Veränderungen im Betrieb zusammenhängt. Bezuschusst werden 80 % der Beratungskosten für bis zu zwölf Beratungstage.
Können gemeinnützige Pflegeeinrichtungen gefördert werden?
Die BAFA-Förderung schließt gemeinnützige Unternehmen aus. Das INQA-Coaching steht ihnen offen, wenn juristische Personen des öffentlichen Rechts mit weniger als 25 % beteiligt sind und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.
Wer entscheidet über die Förderung?
Bei der BAFA-Förderung prüft eine Leitstelle, das BAFA entscheidet. Beim INQA-Coaching stellt eine INQA-Beratungsstelle den Coaching-Scheck aus; über die Erstattung entscheidet die Bewilligungsbehörde.
Wann darf der Beratungsvertrag geschlossen werden?
Erst wenn das Informationsschreiben des BAFA vorliegt beziehungsweise die INQA-Erstberatung stattgefunden hat. Ein früherer Vertrag schließt die Förderung aus.

AUF EINEN BLICK

BAFA und INQA-Coaching im Vergleich

Förderung von Unternehmensberatungen für KMU

BAFA

  • Träger: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und Europäischer Sozialfonds Plus; Bewilligung durch das BAFA

  • Gefördert wird: eine Beratung, die das Unternehmen analysiert, Schwachstellen und Ursachen benennt und konkrete Schritte festlegt

  • Für wen: private KMU unter 250 Beschäftigten

  • Zuschuss: in NRW und den übrigen alten Ländern 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung

  • Laufzeit: Anträge bis 31.12.2028

  • Einstieg: Online-Antrag des Unternehmens

Mehr zur BAFA-Förderung →

INQA-Coaching

INQA

  • Träger: Bundesministerium für Arbeit und Soziales und Europäischer Sozialfonds Plus

  • Gefördert wird: ein beteiligungsorientierter Veränderungsprozess in Personalpolitik oder Arbeitsorganisation, der mit digitalen Veränderungen im Betrieb zusammenhängt

  • Für wen: KMU unter 250 Beschäftigten, auch gemeinnützige

  • Zuschuss: 80 % der Beratungskosten, bis zu zwölf Beratungstage

  • Laufzeit: Coaching-Schecks bis 30.06.2028, Abschluss bis 31.12.2028

  • Einstieg: kostenlose Erstberatung bei einer INQA-Beratungsstelle

Mehr zum INQA-Coaching →

WER KOMMT IN FRAGE

Welche Häuser kommen für BAFA und INQA in Frage?

Abbildung 1Antragsberechtigung nach Art des Hauses, vereinfacht
Antragsberechtigung für BAFA-Förderung und INQA-Coaching nach Art des Hauses
Ihr HausBAFA-FörderungINQA-Coaching
Privat geführt, unter 250 Beschäftigten im ganzen Verbundmöglichmöglich
Gemeinnützig (gGmbH, Verein, Stiftung), unter 250 Beschäftigtenausgeschlossenmöglich
Kirchlich getragenausgeschlossenje nach Trägerstruktur
Beteiligung der öffentlichen Hand (BAFA: jede; INQA: ab 25 %)ausgeschlossenausgeschlossen
250 Beschäftigte und mehr im ganzen Verbundausgeschlossenausgeschlossen

Quelle: Merkblatt Antragsberechtigte KMU ab 01.01.2027 (BAFA); INQA-Checkliste Förderfähigkeit, Stand Juni 2026

Gezählt werden immer verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen mit. Weitere Voraussetzungen und Ausschlüsse stehen in den Abschnitten zu den beiden Programmen.

BAFAANALYSE UND KONZEPT

BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen: was ab 2027 gilt

Gefördert wird eine Beratung, die die Lage analysiert, Ursachen benennt und konkrete Schritte festlegt.

Eine Pflegedienstleitung und eine Beraterin besprechen an einem Tisch Dienstpläne und eine Prozessskizze.
Symbolbild, KI-generiert

Wofür

Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Die Beratung analysiert die Lage, benennt Schwachstellen und ihre Ursachen und gibt konkrete, umsetzbare Empfehlungen. Fachkräftesicherung und die Integration von Menschen mit Migrationshintergrund nennt das Programm als Beratungsthemen.

Wofür nicht

Unter anderem Beratungen mit Vermittlungstätigkeit, Beratungen zum Verkauf eigener Produkte des Beraters, überwiegend rechtliche oder steuerliche Beratung und Beratungen, die bereits aus anderen öffentlichen Mitteln finanziert werden.

Für wen

Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und der Freien Berufe mit Sitz in Deutschland: unter 250 Beschäftigte, höchstens 50 Mio. € Jahresumsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme. Verbundene Unternehmen und Partnerunternehmen zählen mit.

Für wen nicht

Unter anderem gemeinnützige Unternehmen, Vereine und Stiftungen sowie Unternehmen, an denen Religionsgemeinschaften oder juristische Personen des öffentlichen Rechts beteiligt sind. Ärztinnen, Ärzte, Zahnärztinnen, Zahnärzte, Psychotherapeutinnen, Psychotherapeuten, Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker erhalten nur Förderung für Beratungen zu einem Qualitätssicherungssystem.

Wie hoch

Beispiel: 3.500 € förderfähige Beratungskosten in NRW

Förderfähig sind Honorar und Reisekosten bis 3.500 € je Beratung. Zuschuss in den alten Ländern einschließlich NRW, im Land Berlin und in der Region Leipzig 50 %, höchstens 1.750 €; in den neuen Ländern, der Region Lüneburg und der Region Trier 80 %, höchstens 2.800 €.

2Beratungen pro Jahr
5Beratungen 2023 bis 2028
40 hBeratung höchstens

Ablauf

  1. 1

    Das Unternehmen stellt den Antrag online, ab 1. Januar 2027 über ELSTER-Unternehmenskonto oder BundID.

  2. 2

    Leitstelle und BAFA prüfen die Voraussetzungen und senden ein Informationsschreiben.

  3. 3

    Erst danach darf der Beratungsvertrag geschlossen werden. Ein früher Vertrag gilt als Beginn und schließt die Förderung aus.

  4. 4

    Beratung und schriftlicher Beratungsbericht.

  5. 5

    Das Unternehmen zahlt die Rechnung und reicht innerhalb von sechs Monaten Bericht, Rechnung und Zahlungsnachweis ein.

  6. 6

    Das BAFA prüft und zahlt den Zuschuss aus.

Wer entscheidet

Eine Leitstelle prüft Antrag und Nachweise; das BAFA entscheidet und zahlt den Zuschuss aus.

Ihre Wahl

Welche Beraterin oder welchen Berater Sie beauftragen, entscheiden Sie. Das BAFA empfiehlt, mehrere Angebote zu vergleichen.

Nachlesen beim BAFA

INQAUMSETZUNG MIT IHREM TEAM

INQA-Coaching: was seit Juni 2026 gilt

Vier Pflegekräfte bei der Übergabe am Stationstresen, eine zeigt die digitale Pflegedokumentation auf einem Tablet.
Symbolbild, KI-generiert

Wofür

Gefördert wird ein Coaching zu personalpolitischen oder arbeitsorganisatorischen Veränderungen, die mit nachvollziehbaren digitalen Veränderungen im Betrieb zusammenhängen. Das Coaching ist beteiligungsorientiert: Leitung und Beschäftigte legen Themen fest und erarbeiten Lösungen. Es darf nicht auf Personalabbau zielen.

In einer Pflegeeinrichtung kann das zum Beispiel sein:

  • Ausfälle mit der digitalen Dienstplanung regeln
  • Übergaben und Zuständigkeiten mit digitaler Dokumentation
  • Einarbeitung neuer Kolleginnen mit digitalen Werkzeugen

Für wen

Kleine und mittlere Unternehmen unter 250 Beschäftigten, auch gemeinnützige Unternehmen, mit Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland. Das Unternehmen besteht seit mindestens zwei Jahren und beschäftigt mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitkraft; Geschäftsführung, Minijobs und Auszubildende zählen dabei nicht.

Für wen nicht

Unter anderem Unternehmen, an denen juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 25 % oder mehr beteiligt sind, und Unternehmen, die bereits am INQA-Coaching teilgenommen haben.

Nur einmal je Unternehmen

Jedes Unternehmen kann das Programm nur einmal nutzen.

Wie hoch

Bis zu zwölf Beratungstage, höchstens 1.200 € netto je Tag

Bezuschusst werden 80 % der Beratungskosten. Das Unternehmen trägt mindestens 20 % selbst. Fahrt- und Nebenkosten sind nicht förderfähig.

Wer entscheidet

Eine INQA-Beratungsstelle prüft in der Erstberatung die Voraussetzungen und stellt gegebenenfalls einen Coaching-Scheck aus. Über die Erstattung entscheidet nach dem Coaching die Bewilligungsbehörde.

Pflichten und Aufwand

  • Lenkungskreis und ein Team aus Beschäftigten bilden
  • Teilnahme und Fortschritt nach jedem Arbeitsabschnitt dokumentieren
  • Prüfungen durch berechtigte Stellen zulassen

Ablauf

  1. 1

    Kostenlose Erstberatung bei einer INQA-Beratungsstelle in Ihrer Region

  2. 2

    Bei erfüllten Voraussetzungen erhalten Sie einen Coaching-Scheck

  3. 3

    Sie wählen einen autorisierten INQA-Coach; die Beratungsstelle empfiehlt keine Coaches

  4. 4

    Erst nach der Erstberatung darf der Vertrag mit dem Coach geschlossen werden

  5. 5

    Coaching innerhalb von sieben Monaten abschließen; verlängert wird nur aus zwingenden Gründen

  6. 6

    Rechnungen zunächst vollständig bezahlen, Erstattung in der Regel innerhalb eines Monats beantragen

  7. 7

    Drei bis sechs Monate später Abschlussgespräch mit der Beratungsstelle

Schritte 4 bis 6: höchstens sieben Monate ab Coaching-Scheck

Nachlesen bei INQA

BEIDE PROGRAMME

Können beide Programme nacheinander genutzt werden?

Ja, wenn sie unterschiedliche Leistungen fördern. Dieselbe Leistung darf nicht aus zwei öffentlichen Programmen finanziert werden.

Eine über BAFA geförderte Analyse kann im INQA-Coaching nicht erneut als Analyse abgerechnet werden.

OKOHO

Welche Leistungen von OKOHO können förderfähig sein?

BAFA

Integrations-Check, Bleibekraft-Check

Kann förderfähig sein, wenn Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist, der Antrag vor dem Vertrag gestellt ist und die Beratung die Anforderungen des Merkblatts erfüllt.

INQA

Umsetzung im Haus mit Ihrem Team

Kann förderfähig sein, wenn Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist, die Beratungsstelle einen Coaching-Scheck ausstellt und das Vorhaben einen Bezug zu digitalen Veränderungen im Betrieb hat.

keine Förderung

Vermittlung von Fachkräften

Vermittlung ist von der BAFA-Förderung ausgeschlossen und nicht Gegenstand des INQA-Coachings.

keine Förderung

Workshops und Qualifizierung

Werden in der Regel aus dem Fortbildungsbudget bezahlt.

Alle Leistungen können Sie auch ohne Förderung zum Festpreis beauftragen. Dr. Bertrand Toumi ist autorisierter INQA-Coach (IC2678049).

Was wir tun

  • Im Erstgespräch prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sein können
  • Ihren Eigenanteil im Angebot in Euro nennen
  • Sie bei den Unterlagen zu unserer Leistung unterstützen

Was wir nicht tun

  • Keine Förderzusage in Aussicht stellen
  • Keine Fördermittelberatung anbieten
  • Keine Provisionen nehmen

Häufige Fragen zu BAFA und INQA-Coaching

Wer stellt den Antrag?

Das Unternehmen selbst: bei der BAFA-Förderung online über ELSTER oder BundID, beim INQA-Coaching über die Erstberatung bei einer INQA-Beratungsstelle und den Erstattungsantrag nach Abschluss. Wir unterstützen Sie bei den Unterlagen zu unserer Leistung.

Was passiert, wenn der Vertrag vor dem Informationsschreiben oder vor der Erstberatung unterschrieben wird?

Dann ist die Förderung ausgeschlossen. Ein Vertrag gilt bereits als Beginn der Maßnahme.

Kann ich Beraterin oder Coach frei wählen?

Ja. Bei der BAFA-Förderung entscheidet das Unternehmen über die Auswahl. Beim INQA-Coaching wählen Sie einen autorisierten Coach aus dem Coach-Pool; die Beratungsstelle empfiehlt niemanden.

Wir sind eine gemeinnützige Einrichtung. Welches Programm kommt in Frage?

Die BAFA-Förderung schließt gemeinnützige Unternehmen aus. Das INQA-Coaching steht gemeinnützigen Unternehmen offen, wenn juristische Personen des öffentlichen Rechts mit weniger als 25 % beteiligt sind und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wird die Vermittlung von Fachkräften gefördert?

Nein. Vermittlung ist von der BAFA-Förderung ausgeschlossen und nicht Gegenstand des INQA-Coachings.

Muss das Unternehmen in Vorleistung gehen?

Ja, bei beiden Programmen. Sie bezahlen die Rechnung und erhalten den Zuschuss nach Prüfung der Nachweise.

Wo Sie unabhängig nachfragen können

Ob Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist, können Sie auch ohne uns klären.

BAFA-Förderungbei den Leitstellen, die auf der Programmseite des BAFA genannt sindZur Programmseite des BAFAINQA-Coachingbei der INQA-Beratungsstelle in Ihrer RegionZur Karte der Beratungsstellen

Stand: 30. Oktober 2026. Die Angaben fassen die Programmregeln zusammen und ersetzen nicht die Richtlinien und Merkblätter. Maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung bei den verlinkten Stellen.

Verfasst von Dr. Bertrand Toumi, autorisierter INQA-Coach (IC2678049), OKOHO Consulting GmbH. Geprüft an den Originalquellen am 30. Oktober 2026.

Dr. Bertrand Toumi

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Wir prüfen mit Ihnen, ob die Voraussetzungen erfüllt sein können, und nennen Ihren Eigenanteil im Angebot in Euro.

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